Van een bidconversie van 25% naar structureel 65% op gezamenlijke projecten

Uitgangspunten bij de start van de samenwerking

Voor Konica Minolta zijn grote commerciële tenders en aanbestedingen belangrijk, omdat een aanzienlijk deel van de business via dit soort trajecten wordt gewonnen. Toen de samenwerking met Appalti startte, lag er daarom een duidelijke uitdaging: de organisatie haalde uit bids nog niet het rendement dat erin zat.

De bidconversie lag destijds rond de 20 tot 25%. Er werd hard gewerkt aan inhoud en uitvoering, maar veel bids werden nog beperkt voorbereid. De commerciële voorbereiding kon eerder beginnen en scherper worden ingericht. De kans lag daarmee niet alleen in het winnen van meer bids, maar vooral in het structureel professionaliseren van de manier waarop Konica Minolta commerciële kansen benaderde.

De samenwerking met Appalti

De samenwerking richtte zich aanvankelijk sterk op de afdeling bidmanagement, maar groeide uit tot een bredere professionaliseringsslag. Appalti en Konica Minolta werkten gedurende ongeveer zeven jaar samen aan vele grote commerciële en overheidsgelieerde trajecten.

Daarbij ging het niet alleen om het begeleiden van afzonderlijke bids. Er werd ook gewerkt aan een deels onderscheidende marktpositie, een strakke bidprocesaanpak en de implementatie van een uniforme salesaanpak. Deze bidprocesaanpak biedt de organisatie ook vandaag nog houvast. De kern: niet pas in actie komen wanneer een deadline dichterbij komt, maar vanaf het eerste moment gericht werken aan de beste kans om te winnen. Daarbij stonden vragen centraal als:

• Wie is de klant?
• Wat is de echte vraag achter de vraag?
• Waar kunnen we ons onderscheiden?
• Welke boodschap moet centraal staan?
• En vooral: wat moeten we (vooraf) doen om de kans op winnen maximaal te maken?

Juist deze voorbereiding, in combinatie met een strak geleid proces waarin we werkten met specialisten, maakte het verschil.

Van 25% naar 65% conversie

De aanpak had een duidelijk effect. Waar de bidconversie bij de start rond de 20 tot 25% lag, steeg deze gedurende de samenwerking naar 65% op de projecten die wij samen deden.

Daarmee werd het rendement op bids meer dan verdubbeld. Tegelijkertijd leverde de gestructureerde werkwijze tijdwinst op: teams wisten eerder waar energie nodig was, welke keuzes moesten worden gemaakt en welke onderdelen van een bid daadwerkelijk het verschil konden maken.

Dat zorgde niet alleen voor meer gewonnen trajecten, maar ook voor meer focus en commerciële slagkracht.

Van losse aanpak naar een uniform salesproces

Om de verandering structureel te maken, bleef de samenwerking niet beperkt tot bidmanagement. De salesorganisatie werd getraind in een nieuw salesproces, het Gouden Jaar, waarin voorbereiding een centrale plaats kreeg.

Het uitgangspunt: niet wachten tot een commerciële kans concreet wordt, maar veel eerder nadenken over de klant, de concurrentie, de onderscheidende positie en de waarde die Konica Minolta daadwerkelijk kan toevoegen.

Zo ontstond een meer uniforme manier van werken. De aanpak gaf salesmedewerkers houvast in hun dagelijkse werk en droeg bij aan hun ontwikkeling. De kennis uit de begeleide bids werd daarmee onderdeel van de bredere commerciële werkwijze.

Samen het onderscheidend vermogen naar boven halen

Een belangrijke succesfactor was de betrokkenheid van de mensen binnen Konica Minolta. Er stond een welwillende groep professionals die bereid was daadwerkelijk met de aanpak aan de slag te gaan. De directie steunde de ontwikkeling en gaf medewerkers ruimte om ermee te werken.

Dat creëerde eigenaarschap bij de mensen die het uiteindelijk moesten doen. Appalti bracht op belangrijke momenten scherpte aan en daagde de organisatie uit kritisch te kijken naar commerciële strategie, verhaal en positionering. Zo werd het onderscheidend vermogen van Konica Minolta steeds zichtbaarder.

Een sterke commerciële periode

De professionaliseringsslag viel samen met een sterke commerciële periode voor Konica Minolta. De organisatie ontwikkelde zich tot een sterke nummer twee achter Ricoh op de Nederlandse markt en kende een succesvol jaar waarin veel commerciële trajecten, waaronder grote opdrachten, werden binnengehaald.

De bijdrage van Appalti zat daarbij niet alleen in harder werken aan bids, maar vooral in slimmer en gestructureerder werken: van betere voorbereiding en sterkere content tot een vast bidproces en een uniforme salesaanpak.

Het resultaat: meer rendement uit bids, meer efficiëntie in het commerciële proces en een salesorganisatie die beter voorbereid was om grote kansen te herkennen, te ontwikkelen en te winnen.