In de wereld van aanbestedingen is het cruciaal om verder te kijken dan de korte termijn. Een doordachte langetermijnstrategie legt de basis voor duurzaam succes. 

Hier zijn vijf essentiële stappen om jouw aanpak te optimaliseren:

1. Wie zich vergeet voor te bereiden, bereidt zich voor om vergeten te worden
Wachten tot een aanbesteding is gepubliceerd, is een korte termijnstrategie. Ten eerste “kort” omdat je altijd werkt aan tenders waarbij je kort de tijd hebt tot deadline van indienen. Ten tweede omdat je wellicht op korte termijn een tender wint, maar het zorgt er niet voor dat jouw organisatie meer weet, meer leert en dus steeds succesvoller wordt. Het is dus belangrijk om een langetermijnstrategie te ontwikkelen om (minimaal 18 maanden) te bepalen waar je je slag gaat slaan. Er zijn diverse toolings waar je een exacte forecast van de komende trajecten kan realiseren. Zo weet je precies welke traject op de markt komt en kan je reële doelen gaan stellen.

2. Breng je bouwstenen op orde: Maak een winnend playbook
Iedereen is op zoek naar het magische ticket om de hitrate te stimuleren, zowel in traditionele industrieën als in opkomende markten. Aanbestedingen winnen is een ander spel dan vroeger. Omdat bedrijven en klantgedrag blijven transformeren, werkt het oude playbook niet meer. Het is tijd om een nieuw playbook op te stellen dat ervoor zorgt dat je je doelen realiseert. Zet je playbook in op 4 assen: content (verbeter je content en propositie en bereid deze goed voor), tooling (digitale mogelijkheden zorgen ervoor dat je je alleen met hoofdzaken bezig hoeft te houden), processen (werk jouw eigen ideale bid proces uit) en mensen (zet een winnend team op het winnen van aanbestedingen).

 
3. Beïnvloed en stel je marktbewerkingstrategie op!
De beïnvloedingsfase reikt van het moment van contractondertekening tot het moment dat het contract opnieuw op de markt komt. De beïnvloedingsfase beslaat vaak één of meerdere jaren. In deze fase is er geen tender op de markt. Je wint informatie in en bouwt je relatie verder uit met de aanbestedende dienst, budgethouder of inkoper en overheidsadviseurs. Als je weet wanneer welke tender op de markt komt en wanneer contracttermijnen verlopen, kan je de stap zetten van reactief naar proactief tendermanagement. Deze stap is essentieel om meer tenders te winnen voor komend jaar én de jaren daarna. Wij noemen dit ‘het gouden jaar sales proces’. Dit proces helpt je om je optimaal voor te sorteren op die hitrate waar jij juist gelukkig van wordt!

4. Zorg voor een uniform proces!
De eisen bij aanbestedingen zijn hoog, de doorlooptijd is vaak kort en medewerkers werken er meestal naast hun overige werkzaamheden aan. Het is belangrijk om binnen de gestelde termijn en maximale lengte op zo’n manier te formuleren, dat jouw inschrijving hoge ogen gooit. Inschrijven vraagt de nodige tijd en aandacht. Je moet als inschrijver nauwkeurig werken, goed lezen en weten wat er van je verwacht wordt. Kan je onvoldoende aandacht besteden aan een aanbesteding? Doe het dan helemaal niet! Zonde van je tijd. Met een halfbakken inschrijving krijg je de opdracht niet gegund. Werk met formats, stel duidelijke go/no go criteria op, werk vanuit een content bibliotheek, wijs Subject Matter Expert (SME’s) aan en maak een duidelijk review proces. Het resultaat hiervan is dat je echt de tijd kan spenderen aan een winnende inschrijving in plaats van een geldige (teleurstellende) inschrijving.

5. Zorg doorlopend voor verbetering!
‘Stilstaan is achteruitgang’ is een veel gehoorde uitspraak. Gaat deze ook op voor tenders? Het antwoord daarop is heel simpel: JA! Juist het doorlopend verbeteren van je inschrijving is iets wat het verschil maakt tussen de winnaar/verliezer. Iedereen met aanbestedingen heeft tenslotte meegemaakt dat je de ene keer een 10 kreeg en een bid later een 4 met dezelfde inhoud. Door ieder bid te analyseren met een evaluatie, concurrentieanalyse en een prijsanalyse bouw je doorlopend unieke inzichten op die je gebruikt. Bovendien dien je halfjaarlijks je gehele bibliotheek te verfrissen. Plan deze sprints rond vakantieperiodes (daar houden aanbestedende diensten vaak rekening mee) en deze laatste tip zorgt ervoor dat je voorsprong behoud of creëert.